Dans un contexte de transformation digitale accélérée, la data est devenue un levier stratégique pour les ressources humaines. De la phase de recrutement jusqu'à l'offboarding, la gestion qualitative et légale des données s'avère essentielle pour optimiser les processus RH, comprendre les comportements, définir la stratégie RH et renforcer ainsi la confiance des collaborateurs et sa marque employeur.

1. La data dans le cycle de vie du collaborateur

A tout niveau du cycle de vie des collaborateurs en entreprise la data peut et se doit d'avoir un impact.

Que ce soit de l'identification de besoins de compétences, pour planifier les plans de formations en conséquences, pour comprendre le turn-over ou proposer des plans de carrières adéquates, la data a un rôle à jouer auprès des départements ressources humaines.

Identification des compétences manquantes

Qu'il s'agisse d'un nouveau projet, d'un remplacement, d'une création de poste, la définition d'une fiche de poste passe par l'identification de compétence entre les ressources humaines et le management.

Un point de départ où la donnée va avoir un impact pour identifier les candidats internes potentiels, préparer des parcours de montée en compétence ou définir des besoins de recrutement.

Recrutement

Les entreprises s'appuient sur la data pour optimiser le sourcing, la sélection et l'intégration des talents.

Des outils d'analyse prédictive et d'automatisation permettent d'identifier les profils adaptés tout en réduisant les biais.

Une donnée fiable est par conséquent cruciale pour garantir un processus de recrutement transparent et efficace.

Onboarding

Après le recrutement, l'onboarding – ou intégration – se révèle être une étape cruciale pour garantir qu'un nouveau collaborateur puisse être un membre engagé et performant de l'entreprise. La data intervient ici de manière décisive pour :

• Personnaliser l'intégration : en identifiant les compétences, attentes et style d'apprentissage des nouveaux collaborateurs.
• Suivre l'engagement et la progression : En mesurant l'évolution dans le processus d'onboarding. 
• Optimiser l'expérience collaborateur : En récoltant feedbacks permettant des insights précieux sur les points forts et les axes d'amélioration du programme d'onboarding. 
• Anticiper les défis futurs : En comprenant le parcours des collaborateur pour définir un plan de carrière engageant pour les nouveaux arrivants.

Parcours du collaborateur

Pendant la durée de vie du collaborateur au sein de l'entreprise, la data permet de valoriser les compétences, suivre les performances et anticiper les évolutions de carrière, proposer un vrai parcours professionnel lié aux compétences et souhait des personnes.

Les outils d'analyse des données RH aident à mieux comprendre les besoins des équipes et à favoriser une gestion proactive des talents.

Offboarding

Enfin, l'analyse des données liées aux départs offre une vue d'ensemble permettant d'identifier les points d'amélioration dans l'expérience collaborateur.

Les retours d’expérience recueillis via la data contribuent à ajuster les stratégies d'intégration et de fidélisation pour les collaborateurs restants.

2. Défis de la qualité et de la légalité des données

L'un des principaux enjeux, afin d'apporter des résultats probants dans la mise en place d'un approche "data driven", réside dans la complexité de la collecte et de la gestion de données issues de sources diverses :

• Qualité des données : Il est essentiel de mettre en place des processus rigoureux pour le nettoyage, la normalisation et l'enrichissement des informations collectées.
• Légalité et conformité : Les réglementations telles que le RGPD, la nLPD imposent des standards stricts pour la collecte, le stockage et l'utilisation des données personnelles. Connaitre les droits de consevation, assurer la sécurité et la confidentialité des informations est indispensable pour gagner la confiance des collaborateurs.

3. Leviers pour une data qualitative

Pour transformer la donnée brute en insights exploitables, plusieurs axes et leviers doivent être mobilisés :

• Processus de vérification : Mettre en place des procédures régulières de contrôle qualité pour s'assurer que les données sont précises et à jour.
• Formation des équipes RH : Sensibiliser et former les professionnels aux enjeux de la data permet d'améliorer la gestion des informations et d'adopter une approche proactive.
• Collaboration interdisciplinaire : Travailler en synergie avec des experts digitaux, IT et juridiques garantit une meilleure conformité et une adaptation aux évolutions technologiques.
• Sensibiliser tous les collaborateurs : Ils sont un point d'entrée primordial dans la conformité de leur information personnelles et professionnelles. D'un changement d'état civil à l'obtention d'une compétence, ils doivent être conscient de l'importance d'informer et tenir à jour leurs informations.
• Outils technologiques : L’adoption de solutions digital, Big Data, d’IA et de CRM RH est indispensable pour automatiser et affiner l'analyse des données, tout en garantissant leur intégrité.
• Collaboration externe : Le soutien d'expert en transformation digitale, en data peut être un accélérateur pour soutenir la mise en conformité des données. Que ce soit par des outils technique de nettoyage (dédoublonnage, correction, qualification) à la définition de processus interne jusqu'à l'aide à la rédaction d'un registre des données.

4. Technologies et expertises au service des RH

Les innovations technologiques jouent un rôle crucial dans l'optimisation des processus RH.

Qu'il s'agisse d'enjeu en RH , opérationnel ou business, la combinaison des 3 axes de travail suivant pour une entreprise doit lui permettre de pouvoir s'assurer qualité, sécurité et conformité pour commencer à construire une stratégie "data driven".

Expertise data

La présence de spécialistes de la donnée (data analyst, data scientist, ETL,  cybersécurité) est primordiale pour garantir la qualité, la sécurité et l’utilisation judicieuse des données.

Il s'agit là d'un point de départ pour construire des fondations data solides  sur lesquelles l'entreprise pourra s'appuyer.

Plateformes intégrées

La mise en place de solution digital permettant de collecter, traiter, mettre en forme les données concernées sont gage de qualité, de centralisation.

Elles offrent une gestion centralisée et cohérente des données, facilitant l'accès aux informations, leur analyse et leur conformité.

Un des enjeux dans la sélection de solution sera d'identifier celles qui permettront d'accéder à cette donnée et par quel moyen (datamart, BI, connecteurs API, EDI...).

Dans l'univers RH, on parlera d'ATS (Applicant Tracking System, pour les candidatures), de solutions de gestion des temps et absences, de relevé d'activité, de planification, de paie ou plus globalement de SIRH (Système d'Information de gestion en Ressources Humaines).

Analyse prédictive et IA

Enfin, quand expertise et solution sont accordées, la dernière couche dite d'intelligence peut prendre tout son sens dans l'accompagnement des besoins.

Ces technologies (BI, IA) permettront de déceler des tendances et de prévoir les besoins en réalité avec l'appui de données propres.

Dans la partie RH par exemple, définir des besoins  en recrutement et formation par exemple.

Conclusion

Pour transformer la donnée en un levier d'optimisation, les entreprises doivent adopter plusieurs bonnes pratiques :

• Nettoyage et normalisation : Assurer que les données soient exemptes d’erreurs et uniformisées.
• Enrichissement des données : Combiner des sources internes et externes pour obtenir une vision complète et pertinente.
• Culture data : Instaurer une démarche d’amélioration continue au sein des équipes RH afin d’exploiter pleinement les potentialités de la donnée.

L’intégration de la data dans le cycle de vie des collaborateurs représente une véritable révolution à tous niveaux de l'entreprise, y compris pour les ressources humaines.

Garantir la qualité et la légalité des données n’est pas seulement une question de conformité, c’est un levier stratégique pour améliorer l’efficacité des processus RH, anticiper les évolutions et instaurer une culture data forte au sein de l’entreprise.

Adopter ces pratiques, c’est se préparer à un futur où la donnée qualitative guide les décisions et transforme durablement le monde du travail par des prises de décisions facilités, rapides et fondées.