Die Funktionen

Jede Organisation hat ihren Bereich, unter ihrer eigenen Adresse, und ihre Daten werden bei jeder Abfrage gefiltert: Niemand sieht die einer anderen. Dieselbe Person kann mehreren Organisationen angehören, mit einer Rolle in jeder; sie nimmt einfach die Einladung der zweiten an. Beispiel: Eine Planerin, die für zwei Agenturen derselben Gruppe arbeitet, behält ein einziges Konto.

Die Rollen decken jeden Beruf ab: Administrator, Team Manager, Planer, Mitarbeitender und Kundenvertreter. Die Rechte werden Modul für Modul gesteuert: die Bedarfe, die Planung und die Abwesenheiten für die Planenden, die Standorte der Kunden für die Manager, die Feiertage für den Administrator. Ein Administrator verwaltet die Manager, die Planer und die Mitarbeitenden; ein Team Manager die seines Teams.

„Neuen Benutzer erstellen“ sendet eine Einladung per E-Mail. Die Person erstellt ihr Passwort (8 Zeichen, ein Grossbuchstabe, eine Ziffer, ein Sonderzeichen) oder meldet sich mit ihrem Google- oder Microsoft-Konto an. Die gesendeten Einladungen lassen sich in den Einstellungen verfolgen, wo man sie erneut senden oder annullieren kann; bei der ersten Anmeldung ergänzt ein kurzer Ablauf die Identität, das Profil, die Kontaktdaten und das Foto.

Ihre Mitarbeitenden melden sich mit dem Konto Ihres Unternehmens an, nach dem Standard OpenID Connect, ohne ein neues Passwort merken zu müssen. Die Organisation kann diese Anmeldeart für alle ihre Benutzer vorschreiben, und die Abmeldung von innovhr beendet auch die Unternehmenssitzung.

Die Einstellungen umfassen die Zeitzone (standardmässig Europe/Zurich), die Arbeitszeiten jedes Tages, bis zu fünf Zeitfenster, und die Feiertage, die für die gesamte Organisation gelten. Standardmässig: Montag bis Freitag, von 08:00 bis 12:00 und von 13:00 bis 17:00. Ein Mitarbeitender kann seine eigenen Arbeitszeiten behalten.

Die Oberfläche, die E-Mails und die Nachrichten gibt es auf Französisch, Deutsch, Italienisch und Englisch, und jeder wählt seine Sprache. Die Bedarfe und die Profile geben auch die gesprochenen Sprachen an, mit ihrem Niveau, von A1 bis Muttersprache.

Für jeden Datentyp legen Sie eine Aufbewahrungsfrist fest; bei Ablauf wird die Datei automatisch anonymisiert oder gelöscht. Eine Person kann den Export oder die Löschung ihrer Daten verlangen, und jeder Einwilligungstext ist versioniert: Man weiss, wer welche Version wann akzeptiert hat. Die von der KI gelesenen Texte werden in der Schweiz bearbeitet, und der Name Ihrer Kunden wird nie an ein Modell gesendet.

Das Kundenblatt vereint das Unternehmen, seine Adresse, seine Grösse, seine Branche und die Kontaktperson; seine Tabs fassen die Standorte, die Vertreter und die Pikettdienste zusammen. Jeder Standort hat seine Adresse, seinen Kontakt und seine berechtigten Vertreter, und ein geschlossener Standort wird archiviert, ohne seinen Verlauf zu verlieren. Der Assistent erstellt einen Kunden aus einem eingefügten Text: Name, Adresse, Grösse, Branche und Kontakt.

Die Vertreter des Kunden haben ihr Portal: Sie reichen eine Anfrage in drei Schritten ein (der Bedarf, die Daten und Zeiten, die Kontrolle) und verfolgen sie dann von „Eingegangen“ bis „Abgeschlossen“. Sie sehen die kommenden Einsätze, wählen die Person im Pikettdienst aus dem berechtigten Pool, bestätigen die Stunden und bewerten die Einsätze. Jeder Vertreter hat nur Zugang zu den Standorten, die ihm offenstehen.

Ein Bedarfsblatt beschreibt den Kunden und den Standort, die Bestellreferenz, das gesuchte Profil (Hauptstelle und zugehörige Stellen), die fachlichen und zwischenmenschlichen Kompetenzen, die Zertifizierungen, die Sprachen, die Erfahrung und das Bildungsniveau, mit einer Beschreibung, einer internen Notiz und Anhängen (PDF, Word, E-Mails, Bilder). Die Liste der Bedarfe lässt sich mit einem Klick filtern: Handlung erforderlich, eingegangene Antworten, zu verteilen, unvollständige Abdeckung, baldiger Beginn.

Fügen Sie eine E-Mail ein oder beschreiben Sie Ihren Bedarf in wenigen Sätzen: Die KI zieht daraus bis zu fünf vorausgefüllte Bedarfe, mit der Stelle, den Kompetenzen, den Zertifizierungen, den Sprachen und den Schichten. Sie erfindet nichts: Was sie nicht gefunden hat, wird gemeldet. Ein Satz wie „jeden Dienstag im September, von 08:00 bis 12:00, mit 1,5 VZÄ“ wird zu Schichten, Nachtwachen eingeschlossen.

Für eine wiederkehrende Anfrage wählen Sie einen oder mehrere bestehende Bedarfe und was Sie übernehmen: die Details (Kunde, Ort, Beschreibung), die Profile, die Schichten. Der neue Bedarf ist in wenigen Sekunden bereit, er muss nur noch angepasst werden.

Eine Schicht hat genaue Zeiten und eine Anzahl Personen, oder keine Zeiten und ein auf den Zeitraum verteiltes Volumen in VZÄ. Sie wiederholt sich alle N Tage, Wochen oder Monate, an den gewählten Tagen, bis zu einer Anzahl Wiederholungen oder einem Datum; jede Wiederholung wird zu einer eigenständigen Schicht, die man getrennt verfolgt und besetzt.

Ein Pikettdienst wird einmal festgelegt: einmalig oder wiederkehrend, für welche Kunden und welche Standorte, mit den mobilisierbaren Mitarbeitenden, zum Beispiel alle Temporärmitarbeiter der Agentur ausser bestimmten. Das Pikettteam wird informiert; während des Zeitraums wählt der Kunde die Person selbst über sein Portal.

Der Wert gewichtet jedes Kriterium: die Stelle, ausschliessend, wenn sie nicht passt, die fachlichen Kompetenzen und die Zertifizierungen, dann die zwischenmenschlichen Qualitäten, die Verfügbarkeit, die Distanz zum Standort, die bereits bei diesem Kunden geleisteten Einsätze und seine Zufriedenheitsnote. Jede Organisation stellt ihre Gewichtungen ein. Die Details werden Zeile für Zeile angezeigt, zum Beispiel „Fehlt: BLS-AED“, „6 km“, „4 Einsätze hier“.

Auf dem Blatt eines Mitarbeitenden listet innovhr die offenen Bedarfe auf, bei denen er 80 % oder mehr erreicht, vom besten Wert bis zum zeitlich nächsten. Ein Klick auf „Vorschlagen“ sendet ihm die Schicht oder erinnert ihn, falls er sie schon erhalten hat.

Der Versand erfolgt in drei Schritten: die zu verteilenden Schichten, die angesprochenen Personen (Profile ab 80 % sind vorausgewählt), dann die Nachricht. Die Nachricht wird mit Vorname, Stelle, Betrieb und Schichten personalisiert und geht in der Anwendung, per E-Mail oder per SMS raus, mit ihren Anhängen. Ein Entwurf lässt sich speichern, eine Erinnerung geht mit einem Klick raus.

Ein einmal veröffentlichter Bedarf geht an Ihre internen Mitarbeitenden, Ihren Pool, Ihre Aushilfen und Ihre Partneragenturen, in der von der Organisation festgelegten Reihenfolge: zum Beispiel zuerst die internen Mitarbeitenden, dann der Pool, dann die Agenturen, wenn die Schicht nicht abgedeckt ist. Jede Partneragentur erhält den Bedarf in ihrem eigenen innovhr und schlägt dort ihre Profile vor, die in Ihrer geordneten Liste ankommen, neben Ihren Teams, mit ihrer Quelle.

Jeder Mitarbeitende nimmt mit einem Klick an oder lehnt ab, und der Planer sieht, wer gesehen, angenommen oder abgelehnt hat. Jede Schicht zeigt, wo sie steht: Antworten ausstehend, kein Profil hat angenommen, oder „es bleiben 0,5 VZÄ abzudecken“.

Der Tab Aktionen ordnet die Arbeit: die zur Bestätigung bereiten Profile (Zusage und Wert von 80 % oder mehr), die zu prüfenden, die Schichten ohne passende Antwort und die bereits abgedeckten. „Alle bestätigen“ teilt mit einem Klick zu; eine Stapelansicht erlaubt, per Tastatur zuzuteilen oder zu überspringen. innovhr verhindert Doppelzuteilungen und Überschneidungen mit anderen Einsätzen.

Wenn eine Schicht ohne Besetzung bleibt, meldet das Widget „Zu erledigen“ sie sofort, ganz oben in der Liste, wenn sie innerhalb von zwei Tagen beginnt. Ein Klick verteilt sie an die besten noch nicht angefragten Profile; die erste Zusage wird mit einem Klick zugeteilt.

Das Widget vereint die offenen Aufgaben: nicht abgedeckte Schichten, Unterbesetzungen, erwartete Antworten, zu bestätigende Zusagen. Sie sind nach Dringlichkeit geordnet, kritisch bei zwei Tagen oder weniger, hoch bei sieben Tagen, und jede wird vor Ort erledigt: „Léa Martin bestätigen“, „An die 3 besten Profile senden“ oder „Später“. Nichts wird ohne Ihre Zustimmung angewendet.

Schreiben oder diktieren Sie Ihre Anfrage im Assistenten, zum Beispiel „Neue Temporärmitarbeiterin, Sara Rossi, Pflegefachfrau, sara.rossi@exemple.ch“. Er antwortet „Das habe ich verstanden …“, meldet, was fehlt, und öffnet dann das vorausgefüllte Formular eines Kunden, eines Bedarfs oder eines Temporärmitarbeiters. Ohne Ihre Bestätigung wird nichts erstellt.

Jede Schicht führt ihren datierten Verlauf: Erstellung, Änderung, Verteilung, gesendeter Vorschlag, Erinnerung, Zusage oder Absage, Zuteilung und Rücknahme, mit der Angabe, wer was getan hat. Wenn ein Kunde eine Frage stellt, ist die Antwort hier.

Der Planer tauscht sich mit den Mitarbeitenden aus dem Einsatz heraus aus: eine Frage zu den Zeiten, ein beizubringendes Dokument, eine Präzisierung zum Ort. Die Unterhaltung bleibt dem Einsatz zugeordnet, und die internen Kommentare bleiben unter den Planern.

Am Ende jedes Einsatzes gibt der Kunde eine Zufriedenheitsnote. Sie geht in den Matching-Wert ein, eine bei diesem Kunden gut bewertete Person rückt in der Liste nach oben, und in die Statistiken, pro Kunde und pro Team.

Das Profil eines Mitarbeitenden, intern oder extern, vereint seinen Werdegang, seine Ausbildungen, seine fachlichen Kompetenzen, seine Qualitäten, seine Software, seine Zertifizierungen, seine Sprachen und seine früheren Einsätze, nach Kunden gruppiert. Vier Kennzahlen über zwölf Monate fassen es zusammen: geleistete Einsätze, Annahmequote, geplante Stunden und Antwortzeit. Der Assistent erstellt ein Profil aus einem Text.

Die Landkarte zeigt alle Kompetenzen der Organisation mit ihren Niveaus: wo Sie gut abgedeckt sind, welche Kompetenzen selten sind, wer sich weiterentwickeln kann. Sie verfolgt die Entwicklung jeder Person im Zeitverlauf und hilft zu entscheiden, wen man ausbilden oder rekrutieren soll. Die Listen lassen sich nach Stelle, Kompetenz, Zertifizierung, Bewilligung oder Vertrag filtern.

Der Vertrag (befristet, unbefristet, temporär, Freelance, Pensum und Stunden pro Woche), die Arbeitsbewilligung (B, C, G) und die Dokumente (Diplom, Erste Hilfe, Strafregisterauszug, Haftpflichtversicherung) sind mit ihrem Ablaufdatum abgelegt. Das Dossier wird als „Bereit“ angezeigt, wechselt auf „Zu beobachten“, sobald ein Dokument innerhalb von 60 Tagen abläuft, oder listet die fehlenden Dokumente auf, und vor dem Ablauf geht eine Warnung raus.

Jeder hat seine Wochenarbeitszeiten oder die der Organisation. Die Abwesenheiten (Ferien, Krankheit, Nichtverfügbarkeit) werden tageweise oder stundenweise erfasst, vom Planer oder vom Mitarbeitenden selbst in seiner Anwendung, und die Planung berücksichtigt sie sofort.

Die Planung zeigt die Auslastung jeder Person, Tag für Tag, in Prozent, und wechselt mit einem Klick zur Ansicht Abwesenheiten. Die Konflikte werden gemeldet: zwei Einsätze am selben Tag, ein Einsatz ausserhalb der Arbeitszeiten, an einem Feiertag oder während einer Abwesenheit. Die Filter lassen sich speichern, und die Planung gruppiert sich nach Stelle.

Die Steuerung der Abdeckung vergleicht die angefragten, abgedeckten und abzudeckenden Stunden, mit der Abdeckungsquote. Die Leistungsanalyse lässt sich nach Team, Kunde oder Planer filtern, mit dem vorherigen Zeitraum vergleichen und verfolgt die Frist bis zur ersten Zuteilung und den Anteil der Antworten innerhalb von 48 Stunden.

Planen Sie einen Bericht einmal: die Abdeckung der Woche, die Leistungen des Monats, die bestätigten Stunden. Er geht in der gewählten Häufigkeit per E-Mail raus, als PDF, als Zusammenfassung in der Nachricht oder als CSV, an die Empfänger Ihrer Wahl.

Der Mitarbeitende beginnt seinen Tag, nimmt seine Pause und beendet ihn in der Anwendung, auf die Minute genau. Der Kunde vergleicht mit dem Plan, „Wie geplant“ oder „Abweichung von 14 Min.“, pauschale Pause abgezogen. Er bestätigt die Stunden ohne Abweichung auf einmal oder beanstandet (Ankunft, Abgang, fehlende Erfassung, Abwesenheit) und verfolgt die Korrektur; keine Bestätigung erfolgt automatisch.

Jeder wird in Echtzeit informiert: neuer Vorschlag, Erinnerung, Vorschlag angenommen oder abgelehnt, neue Zuteilung. In seinen Einstellungen wählt er die Ereignisse, die ihn betreffen, und den Kanal: Anwendung, E-Mail oder SMS.

Auf seinem Telefon findet der Mitarbeitende seine Vorschläge, die er alle mit einer Geste annehmen kann, seine Einsätze, seine Planung, seine Verfügbarkeiten (Standardwoche und einzelne Abwesenheiten) und die Zeiterfassung. Ein neuer Einsatz wird durch ein Banner angekündigt; die Anwendung gibt es für iPhone und Android.