Les fonctionnalités

Chaque organisation a son espace, à sa propre adresse, et ses données sont filtrées à chaque requête : personne ne voit celles d’une autre. Une même personne peut appartenir à plusieurs organisations, avec un rôle dans chacune ; elle accepte simplement l’invitation de la seconde. Exemple : une planificatrice qui travaille pour deux agences d’un même groupe garde un seul compte.

Les rôles couvrent chaque métier : administrateur, team manager, planificateur, travailleur et agent client. Les droits se contrôlent module par module : les besoins, le planning et les absences pour ceux qui planifient, les sites des clients pour les managers, les jours fériés pour l’administrateur. Un administrateur gère les managers, les planificateurs et les travailleurs ; un team manager gère ceux de son équipe.

« Créer un nouvel utilisateur » envoie une invitation par email. La personne crée son mot de passe (8 caractères, une majuscule, un chiffre, un caractère spécial) ou se connecte avec son compte Google ou Microsoft. Les invitations envoyées se suivent dans les paramètres, où l’on peut les renvoyer ou les annuler ; à la première connexion, un court parcours complète l’identité, le profil, les coordonnées et la photo.

Vos collaborateurs se connectent avec le compte de votre entreprise, au standard OpenID Connect, sans nouveau mot de passe à retenir. L’organisation peut imposer ce mode à tous ses utilisateurs, et se déconnecter d’innovhr ferme aussi la session d’entreprise.

Les paramètres réunissent le fuseau horaire (Europe/Zurich par défaut), les horaires de travail de chaque jour, jusqu’à cinq plages, et les jours fériés, qui s’appliquent à toute l’organisation. Par défaut : du lundi au vendredi, de 8 h à 12 h et de 13 h à 17 h. Un travailleur peut garder ses propres horaires.

L’interface, les emails et les messages existent en français, allemand, italien et anglais, et chacun choisit sa langue. Les besoins et les profils précisent aussi les langues parlées, avec leur niveau, de A1 à natif.

Pour chaque type de donnée, vous fixez une durée de conservation ; à l’échéance, la donnée est anonymisée ou supprimée automatiquement. Une personne peut demander l’export ou la suppression de ses données, et chaque texte de consentement est versionné : on sait qui a accepté quelle version, et quand. Les textes lus par l’IA sont traités en Suisse, et le nom de vos clients n’est jamais envoyé à un modèle.

La fiche client réunit l’entreprise, son adresse, sa taille, son secteur et la personne de contact ; ses onglets regroupent les sites, les agents et les astreintes. Chaque site a son adresse, son contact et ses agents autorisés, et un site fermé s’archive sans perdre son historique. L’assistant crée un client à partir d’un texte collé : nom, adresse, taille, secteur et contact.

Les agents du client ont leur portail : ils déposent une demande en trois étapes (le besoin, les dates et horaires, la vérification), puis la suivent de « Reçue » à « Terminée ». Ils voient les interventions à venir, choisissent l’intervenant d’astreinte dans le vivier autorisé, valident les heures et notent les missions. Chaque agent n’accède qu’aux sites qui lui sont ouverts.

Une fiche besoin décrit le client et le site, la référence de commande, le profil recherché (poste principal et postes associés), les compétences techniques et relationnelles, les certifications, les langues, l’expérience et le niveau d’études, avec une description, une note interne et des pièces jointes (PDF, Word, emails, images). La liste des besoins se filtre en un clic : action requise, réponses reçues, à distribuer, couverture incomplète, démarrage imminent.

Collez un email ou décrivez votre besoin en quelques phrases : l’IA en tire jusqu’à cinq besoins pré-remplis, avec le poste, les compétences, les certifications, les langues et les créneaux. Elle n’invente rien : ce qu’elle n’a pas trouvé est signalé. Une phrase comme « tous les mardis de septembre, de 8 h à 12 h, avec 1,5 ETP » devient des créneaux, gardes de nuit comprises.

Pour une demande qui revient, choisissez un ou plusieurs besoins existants et ce que vous reprenez : le détail (client, lieu, description), les profils, les créneaux. Le nouveau besoin est prêt en quelques secondes, il ne reste qu’à l’ajuster.

Un créneau a des horaires précis et un nombre de personnes, ou pas d’horaire et un volume en ETP réparti sur la période. Il se répète tous les N jours, semaines ou mois, les jours choisis, jusqu’à un nombre d’occurrences ou une date ; chaque occurrence devient un créneau à part entière, que l’on suit et pourvoit séparément.

Une astreinte se définit une fois : ponctuelle ou récurrente, pour quels clients et quels sites, avec les travailleurs mobilisables, par exemple tous les intérimaires de l’agence, sauf certains. L’équipe d’astreinte est prévenue ; pendant la période, le client choisit lui-même l’intervenant depuis son portail.

Le score pèse chaque critère : le poste, éliminatoire s’il ne correspond pas, les compétences techniques et les certifications, puis les qualités relationnelles, la disponibilité, la distance au site, les missions déjà faites chez ce client et sa note de satisfaction. Chaque organisation règle ses pondérations. Le détail s’affiche ligne par ligne, par exemple « Manque : BLS-AED », « 6 km », « 4 missions ici ».

Sur la fiche d’un travailleur, innovhr liste les besoins ouverts où il obtient 80 % ou plus, du meilleur score au plus proche dans le temps. Un clic sur « Proposer » lui envoie le créneau, ou le relance s’il l’a déjà reçu.

L’envoi se fait en trois étapes : les créneaux à distribuer, les personnes ciblées (les profils à 80 % ou plus sont présélectionnés), puis le message. Le message se personnalise avec le prénom, le poste, l’établissement et les créneaux, et part sur l’application, par email ou par SMS, avec ses pièces jointes. Un brouillon se garde, une relance part en un clic.

Un besoin publié une fois part vers vos internes, votre pool, vos vacataires et vos agences partenaires, dans l’ordre que fixe l’organisation : par exemple les internes d’abord, puis le pool, puis les agences si le créneau n’est pas couvert. Chaque agence partenaire reçoit le besoin dans son propre innovhr et y propose ses profils, qui arrivent dans votre liste classée, à côté de vos équipes, avec leur source.

Chaque travailleur accepte ou refuse en un clic, et le planificateur voit qui a vu, accepté ou refusé. Chaque créneau dit où il en est : en attente de réponses, aucun profil n’a accepté, ou « il reste 0,5 ETP à couvrir ».

L’onglet Actions classe le travail : les profils prêts à valider (acceptation et score de 80 % ou plus), ceux à examiner, les créneaux sans réponse pertinente et ceux déjà couverts. « Tout valider » affecte en un clic ; une vue en pile permet d’affecter ou de passer au clavier. innovhr bloque les doubles affectations et les chevauchements avec d’autres missions.

Quand un créneau se retrouve sans personne, le widget « À faire » le signale aussitôt, en tête de liste s’il commence dans les deux jours. Un clic le diffuse aux meilleurs profils pas encore sollicités ; la première acceptation s’affecte en un clic.

Le widget réunit les tâches ouvertes : créneaux non couverts, sous-effectifs, réponses attendues, acceptations à confirmer. Elles sont classées par urgence, critique à deux jours ou moins, haute à sept jours, et chacune se traite sur place : « Confirmer Léa Martin », « Diffuser aux 3 meilleurs profils », ou « Plus tard ». Rien n’est appliqué sans votre accord.

Dans l’assistant, écrivez ou dictez votre demande, par exemple « Nouvelle intérimaire, Sara Rossi, infirmière, sara.rossi@exemple.ch ». Il répond « Voici ce que j’ai compris… », signale ce qui manque, puis ouvre le formulaire pré-rempli d’un client, d’un besoin ou d’un intérimaire. Rien n’est créé sans votre validation.

Chaque créneau garde son historique, daté : création, modification, diffusion, proposition envoyée, relance, acceptation ou refus, affectation et retrait, avec qui a fait quoi. Quand un client pose une question, la réponse est là.

Le planificateur échange avec les travailleurs depuis la mission : une question sur l’horaire, un document à fournir, une précision sur le lieu. La conversation reste attachée à la mission, et les commentaires internes restent entre planificateurs.

À la fin de chaque mission, le client donne une note de satisfaction. Elle entre dans le score de matching, un intervenant bien noté chez ce client remonte dans la liste, et dans les statistiques, par client et par équipe.

Le profil d’un travailleur, interne ou externe, réunit son parcours, ses formations, ses compétences métier, ses qualités, ses logiciels, ses certifications, ses langues et ses missions passées, groupées par client. Quatre indicateurs sur douze mois le résument : missions effectuées, taux d’acceptation, heures planifiées et délai de réponse. L’assistant crée un profil à partir d’un texte.

La cartographie montre toutes les compétences de l’organisation avec leurs niveaux : où vous êtes bien couvert, quelles compétences sont rares, qui peut progresser. Elle suit l’évolution de chacun dans le temps et aide à décider qui former ou qui recruter. Les listes se filtrent par poste, compétence, certification, permis ou contrat.

Le contrat (CDD, CDI, temporaire, freelance, taux et heures par semaine), le permis de travail (B, C, G) et les documents (diplôme, premiers secours, extrait de casier judiciaire, assurance RC) sont rangés avec leur date d’échéance. Le dossier s’affiche « Prêt », passe « À surveiller » dès qu’un document expire dans les 60 jours, ou liste les documents manquants, et une alerte part avant l’expiration.

Chacun a ses horaires de la semaine, ou ceux de l’organisation. Les absences (vacances, maladie, indisponibilité) se saisissent à la journée ou à l’heure, par le planificateur ou par le travailleur lui-même sur son application, et le planning en tient compte aussitôt.

Le planning montre la charge de chacun, jour par jour, en pourcentage, et passe en un clic à la vue Absences. Les conflits sont signalés : deux missions le même jour, une mission hors horaires, un jour férié ou pendant une absence. Les filtres s’enregistrent, et le planning se regroupe par poste.

Le pilotage de la couverture compare les heures demandées, couvertes et à couvrir, avec le taux de couverture. L’analyse des performances se filtre par équipe, client ou planificateur, se compare à la période précédente, et suit le délai avant la première affectation et la part des réponses sous 48 heures.

Programmez un rapport une fois : la couverture de la semaine, les performances du mois, les heures validées. Il part par email à la fréquence choisie, en PDF, en résumé dans le message ou en CSV, aux destinataires de votre choix.

Le travailleur commence sa journée, prend sa pause et termine sur l’application, à la minute près. Le client compare au prévu, « Conforme au prévu » ou « Écart de 14 min », pause forfaitaire déduite. Il valide d’un coup les heures sans écart, ou conteste (arrivée, départ, pointage manquant, absence) et suit la correction ; aucune validation n’est automatique.

Chacun est prévenu en temps réel : nouvelle proposition, rappel, proposition acceptée ou déclinée, nouvelle affectation. Dans ses préférences, il choisit les événements qui le concernent et le canal : application, email ou SMS.

Sur son téléphone, le travailleur retrouve ses propositions, qu’il peut toutes accepter d’un geste, ses missions, son planning, ses disponibilités (semaine type et absences ponctuelles) et le pointage. Une nouvelle mission s’annonce par une bannière ; l’application existe pour iPhone et Android.