Le funzionalità

Ogni organizzazione ha il proprio spazio, a un indirizzo proprio, e i suoi dati sono filtrati a ogni richiesta: nessuno vede quelli di un’altra. Una stessa persona può appartenere a più organizzazioni, con un ruolo in ciascuna; accetta semplicemente l’invito della seconda. Esempio: una pianificatrice che lavora per due agenzie dello stesso gruppo mantiene un unico account.

I ruoli coprono ogni mestiere: amministratore, team manager, pianificatore, lavoratore e referente cliente. I diritti si controllano modulo per modulo: le richieste, il piano turni e le assenze per chi pianifica, i siti dei clienti per i manager, i giorni festivi per l’amministratore. Un amministratore gestisce i manager, i pianificatori e i lavoratori; un team manager gestisce quelli del proprio team.

«Crea un nuovo utente» invia un invito per e-mail. La persona crea la propria password (8 caratteri, una maiuscola, una cifra, un carattere speciale) oppure accede con il proprio account Google o Microsoft. Gli inviti inviati si seguono nelle impostazioni, dove si possono rinviare o annullare; al primo accesso, un breve percorso completa l’identità, il profilo, i recapiti e la foto.

I vostri collaboratori accedono con l’account della vostra azienda, secondo lo standard OpenID Connect, senza una nuova password da ricordare. L’organizzazione può imporre questa modalità a tutti i suoi utenti, e disconnettersi da innovhr chiude anche la sessione aziendale.

Le impostazioni riuniscono il fuso orario (Europe/Zurich per impostazione predefinita), gli orari di lavoro di ogni giorno, fino a cinque fasce, e i giorni festivi, che si applicano a tutta l’organizzazione. Per impostazione predefinita: dal lunedì al venerdì, dalle 8:00 alle 12:00 e dalle 13:00 alle 17:00. Un lavoratore può mantenere i propri orari.

L’interfaccia, le e-mail e i messaggi esistono in francese, tedesco, italiano e inglese, e ognuno sceglie la propria lingua. Le richieste e i profili precisano anche le lingue parlate, con il loro livello, da A1 a madrelingua.

Per ogni tipo di dato fissate una durata di conservazione; alla scadenza, il dato è anonimizzato o cancellato automaticamente. Una persona può chiedere l’esportazione o la cancellazione dei propri dati, e ogni testo di consenso è versionato: si sa chi ha accettato quale versione, e quando. I testi letti dall’IA sono trattati in Svizzera e il nome dei vostri clienti non viene mai inviato a un modello.

La scheda cliente riunisce l’azienda, il suo indirizzo, la sua dimensione, il suo settore e la persona di contatto; le sue schede raggruppano i siti, i referenti e le reperibilità. Ogni sito ha il proprio indirizzo, il proprio contatto e i propri referenti autorizzati, e un sito chiuso si archivia senza perdere la cronologia. L’assistente crea un cliente a partire da un testo incollato: nome, indirizzo, dimensione, settore e contatto.

I referenti del cliente hanno il proprio portale: inseriscono una richiesta in tre passaggi (la richiesta, le date e gli orari, la verifica), poi la seguono da «Ricevuta» a «Terminata». Vedono gli interventi in arrivo, scelgono il collaboratore reperibile nel pool autorizzato, convalidano le ore e valutano le missioni. Ogni referente accede solo ai siti che gli sono aperti.

Una scheda richiesta descrive il cliente e il sito, il riferimento d’ordine, il profilo cercato (ruolo principale e ruoli associati), le competenze tecniche e relazionali, le certificazioni, le lingue, l’esperienza e il livello di studi, con una descrizione, una nota interna e allegati (PDF, Word, e-mail, immagini). L’elenco delle richieste si filtra con un clic: azione richiesta, risposte ricevute, da distribuire, copertura incompleta, inizio imminente.

Incollate un’e-mail o descrivete la vostra richiesta in poche frasi: l’IA ne ricava fino a cinque richieste precompilate, con il ruolo, le competenze, le certificazioni, le lingue e i turni. Non inventa nulla: ciò che non ha trovato viene segnalato. Una frase come «ogni martedì di settembre, dalle 8:00 alle 12:00, con 1,5 ETP» diventa dei turni, turni di notte compresi.

Per una richiesta che si ripresenta, scegliete una o più richieste esistenti e ciò che riprendete: il dettaglio (cliente, luogo, descrizione), i profili, i turni. La nuova richiesta è pronta in pochi secondi, resta solo da adattarla.

Un turno ha orari precisi e un numero di persone, oppure nessun orario e un volume in ETP ripartito sul periodo. Si ripete ogni N giorni, settimane o mesi, nei giorni scelti, fino a un numero di occorrenze o a una data; ogni occorrenza diventa un turno a pieno titolo, che si segue e si copre separatamente.

Una reperibilità si definisce una volta sola: puntuale o ricorrente, per quali clienti e quali siti, con i lavoratori mobilitabili, per esempio tutti i lavoratori interinali dell’agenzia, tranne alcuni. Il team di reperibilità viene avvisato; durante il periodo, il cliente sceglie da sé il collaboratore dal proprio portale.

Il punteggio pesa ogni criterio: il ruolo, eliminatorio se non corrisponde, le competenze tecniche e le certificazioni, poi le qualità relazionali, la disponibilità, la distanza dal sito, le missioni già svolte presso questo cliente e la sua valutazione di soddisfazione. Ogni organizzazione regola le proprie ponderazioni. Il dettaglio è mostrato riga per riga, per esempio «Manca: BLS-AED», «6 km», «4 missioni qui».

Sulla scheda di un lavoratore, innovhr elenca le richieste aperte in cui ottiene l’80% o più, dal punteggio migliore al più vicino nel tempo. Un clic su «Proponi» gli invia il turno, oppure glielo ripropone se lo ha già ricevuto.

L’invio avviene in tre passaggi: i turni da distribuire, le persone mirate (i profili all’80% o più sono preselezionati), poi il messaggio. Il messaggio si personalizza con il nome, il ruolo, la struttura e i turni, e parte sull’applicazione, per e-mail o per SMS, con i suoi allegati. Una bozza si può conservare, un sollecito parte con un clic.

Una richiesta pubblicata una volta sola parte verso i vostri interni, il vostro pool, i vostri collaboratori a incarico e le vostre agenzie partner, nell’ordine fissato dall’organizzazione: per esempio prima gli interni, poi il pool, poi le agenzie se il turno non è coperto. Ogni agenzia partner riceve la richiesta nel proprio innovhr e vi propone i propri profili, che arrivano nel vostro elenco classificato, accanto ai vostri team, con la loro fonte.

Ogni lavoratore accetta o rifiuta con un clic, e il pianificatore vede chi ha visto, accettato o rifiutato. Ogni turno dice a che punto è: in attesa di risposte, nessun profilo ha accettato, oppure «restano 0,5 ETP da coprire».

La scheda Azioni classifica il lavoro: i profili pronti da convalidare (accettazione e punteggio dell’80% o più), quelli da esaminare, i turni senza risposta pertinente e quelli già coperti. «Convalida tutto» assegna con un clic; una vista a pila permette di assegnare o di passare con la tastiera. innovhr blocca le doppie assegnazioni e le sovrapposizioni con altre missioni.

Quando un turno rimane senza nessuno, il widget «Da fare» lo segnala subito, in cima all’elenco se inizia entro due giorni. Un clic lo diffonde ai migliori profili non ancora contattati; la prima accettazione si assegna con un clic.

Il widget riunisce i compiti aperti: turni non coperti, sotto-organici, risposte attese, accettazioni da confermare. Sono classificati per urgenza, critica a due giorni o meno, alta a sette giorni, e ciascuno si tratta sul posto: «Conferma Léa Martin», «Diffondi ai 3 migliori profili», oppure «Più tardi». Nulla viene applicato senza il vostro consenso.

Nell’assistente, scrivete o dettate la vostra richiesta, per esempio «Nuova interinale, Sara Rossi, infermiera, sara.rossi@exemple.ch». Risponde «Ecco cosa ho capito…», segnala ciò che manca, poi apre il modulo precompilato di un cliente, di una richiesta o di un lavoratore interinale. Nulla viene creato senza la vostra convalida.

Ogni turno conserva la propria cronologia, datata: creazione, modifica, diffusione, proposta inviata, sollecito, accettazione o rifiuto, assegnazione e ritiro, con chi ha fatto cosa. Quando un cliente pone una domanda, la risposta è lì.

Il pianificatore scambia con i lavoratori dalla missione: una domanda sull’orario, un documento da fornire, una precisazione sul luogo. La conversazione resta legata alla missione e i commenti interni restano tra pianificatori.

Al termine di ogni missione, il cliente dà una valutazione di soddisfazione. Entra nel punteggio di matching, un collaboratore ben valutato presso questo cliente risale nell’elenco, e nelle statistiche, per cliente e per team.

Il profilo di un lavoratore, interno o esterno, riunisce il suo percorso, le sue formazioni, le sue competenze professionali, le sue qualità, i suoi software, le sue certificazioni, le sue lingue e le sue missioni passate, raggruppate per cliente. Quattro indicatori su dodici mesi lo riassumono: missioni svolte, tasso di accettazione, ore pianificate e tempo di risposta. L’assistente crea un profilo a partire da un testo.

La mappatura mostra tutte le competenze dell’organizzazione con i loro livelli: dove siete ben coperti, quali competenze sono rare, chi può crescere. Segue l’evoluzione di ciascuno nel tempo e aiuta a decidere chi formare o chi reclutare. Gli elenchi si filtrano per ruolo, competenza, certificazione, permesso o contratto.

Il contratto (a tempo determinato, a tempo indeterminato, temporaneo, freelance, tasso e ore a settimana), il permesso di lavoro (B, C, G) e i documenti (diploma, primo soccorso, estratto del casellario giudiziale, assicurazione RC) sono archiviati con la loro data di scadenza. Il dossier appare «Pronto», passa a «Da monitorare» appena un documento scade entro 60 giorni, oppure elenca i documenti mancanti, e un avviso parte prima della scadenza.

Ognuno ha i propri orari della settimana, oppure quelli dell’organizzazione. Le assenze (vacanze, malattia, indisponibilità) si inseriscono a giornata o a ora, dal pianificatore o dal lavoratore stesso sulla sua applicazione, e il piano turni ne tiene subito conto.

Il piano turni mostra il carico di ciascuno, giorno per giorno, in percentuale, e passa con un clic alla vista Assenze. I conflitti sono segnalati: due missioni nello stesso giorno, una missione fuori orario, un giorno festivo o durante un’assenza. I filtri si salvano e il piano turni si raggruppa per ruolo.

Il controllo della copertura confronta le ore richieste, coperte e da coprire, con il tasso di copertura. L’analisi delle prestazioni si filtra per team, cliente o pianificatore, si confronta con il periodo precedente e segue il tempo fino alla prima assegnazione e la quota di risposte entro 48 ore.

Programmate un rapporto una volta sola: la copertura della settimana, le prestazioni del mese, le ore convalidate. Parte per e-mail alla frequenza scelta, in PDF, come riepilogo nel messaggio o in CSV, ai destinatari di vostra scelta.

Il lavoratore inizia la giornata, fa la pausa e termina sull’applicazione, al minuto. Il cliente confronta con il previsto, «Conforme al previsto» o «Scostamento di 14 min», pausa forfettaria dedotta. Convalida in un colpo le ore senza scostamento, oppure contesta (arrivo, partenza, timbratura mancante, assenza) e segue la correzione; nessuna convalida è automatica.

Ognuno è avvisato in tempo reale: nuova proposta, promemoria, proposta accettata o rifiutata, nuova assegnazione. Nelle proprie preferenze, sceglie gli eventi che lo riguardano e il canale: applicazione, e-mail o SMS.

Sul telefono, il lavoratore ritrova le proprie proposte, che può accettare tutte con un gesto, le sue missioni, il suo piano turni, le sue disponibilità (settimana tipo e assenze puntuali) e la timbratura. Una nuova missione si annuncia con un banner; l’applicazione esiste per iPhone e Android.